¿Te ha pasado que has completado alguna tarea o proceso complejo exitosamente y meses después un colega te pregunta cómo lo lograste? Puede ser aún peor si no recuerdas cada paso que te ayudó a completarlo ¿No resultaría increíble que la organización donde trabajas tuviera algún tipo de procesos que permitiera aprender de los éxitos (o errores) de los demás?
Al documentar procesos claves, te aseguras que el intercambio de conocimientos se haga realidad. Velo como guías que otros miembros del personal pueden tener acceso y usar. Incluso, podrían sumar sus propios conocimientos si descubren mejores formas de hacer alguna parte del proceso. Como dicen, “compartir es vivir”, pero va más allá de eso. Además, puede ayudarte a simplificar y volver más eficiente tu negocio.
¿Qué es el intercambio de conocimientos?
El intercambio de conocimientos es un sistema o proceso empleado por las organizaciones que permite compartir información útil con el personal. Al implementar una estrategia de intercambio de conocimientos y crear un repositorio centralizado al que cualquiera puede tener fácil acceso, estarás ayudando a tu personal y a tu negocio.
Al crear una cultura eficiente de intercambio de conocimientos, no sólo fomentarás a que los demás compartan nuevas formas de realizar tareas, sino que facilitarás sus trabajos. El conocimiento que puede ser compartido suele caer en dos categorías generales:
- El conocimiento tácito: Este es el conocimiento que proviene de la experiencia. Por ejemplo, si tienes un equipo dedicado al desarrollo de sitios web para comercios electrónicos, puede que aprendan a mejorar ciertos aspectos del desarrollo a medida que pasa el tiempo.
- El conocimiento explícito: Este se refiere al conocimiento que las personas obtienen de documentos o procesos. Por ejemplo, te podrías encontrar usando tecnología que venga con manuales que expliquen cuál es la mejor forma de usarla.
Claro, existe una intersección entre el conocimiento tácito y explícito. Esto puede ocurrir cuando las personas aprenden de sus propias experiencias (por prueba y error), y luego documentan cómo completaron una tarea o proceso para que otros puedan aprender de sus experiencias.
Los beneficios del intercambio de conocimientos
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Es obvio que el intercambio de conocimientos es algo positivo para tu empresa. Después de todo, cualquiera quisiera aprender a hacer sus tareas mejor y más eficientemente ¿verdad? Sin embargo, conocer los principales beneficios puede resultar ventajoso al momento de implementarlo en tu empresa.
1. Un mayor nivel de compromiso por parte de los empleados
No importa si un empleado ha trabajado contigo por 20 años o 6 meses. Ofrecerles la oportunidad de hacer su trabajo o completar tareas con mayor facilidad, significa que quieren comprometerse y aprender. Si bien documentar procesos claves no puede considerarse una forma de aprendizaje formal en sí, para ellos sigue siendo una forma de aprender.
2. Mejor aprendizaje y desarrollo
Si bien mucho del conocimiento que se compartirá no es parte de una estructura de aprendizaje formal, igual puede contribuir al aprendizaje y al desarrollo de los empleados. El aprendizaje social puede ser muy efectivo.
3. Fomenta una cultura de aprendizaje
Quieres que tu personal desarrolle constantemente sus habilidades y conocimientos. Esto se debe a que tu empresa no está, y nunca estará, es un estado estático. Desde intentar descifrar cómo adoptar un flujo de trabajo ágil hasta implementar nuevos sitios web y generar ideas en el desarrollo de WordPress, cada mejora que realices necesita de un nuevo proceso de aprendizaje.
Al fomentar el intercambio de conocimientos, ayudas a desarrollar una cultura de aprendizaje contínua dentro de tu empresa. Las nuevas ideas pueden ser compartidas entre distintos equipos y esto, a su vez, ayudará a generar nuevas ideas y mejoras.
Diferentes tipos de documentación de procesos que ayudan al intercambio de conocimientos
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¿Te acuerdas de Bob? Retrocedamos al momento en el que descubrió una mejor forma de llevar a cabo una tarea o un proceso en particular ¿Cómo puede documentar lo que aprendió para que pueda ser agregado a tu sistema? Existen varias opciones a su disposición.
- Diagramas de flujo. Una guía paso a paso sobre cómo se debe realizar el proceso.
- Organigramas. Estos pueden ayudar a identificar las responsabilidades de distintos miembros del equipo y aclarar quién debería trabajar en qué. Mejorando el trabajo colaborativo.
- Mapas de procesos. Si bien son similares a los diagramas de flujo, estos presentan más detalles y pueden ser especialmente útiles en procesos complejos.
- Guías de referencia. Con tantos procesos y técnicas nuevas, los empleados suelen sentirse confundidos. Las guías de referencia pueden ayudarlos a comprender mejor la tarea en cuestión.
- Guías de incorporación. Estas pueden ser útiles cuando llegan nuevos empleados y ayuda a aquellos trabajadores remotos e híbridos. Si bien se necesita de cierto entrenamiento presencial, una guía de incorporación puede brindarte una visión más amplia sobre tus procesos.
- Videotutoriales. Los videos pueden ser una manera efectiva de compartir información. Puedes usarlos para todo, desde guías para aprender a manejar maquinarías particulares a videos que detallan las prácticas de la compañía.
- Listas de control. Algunas tareas y procesos pueden ser repetitivos y susceptibles a los errores humanos. Las listas de control pueden funcionar como una forma segura de que se realicen con éxito todas las tareas que componen un proceso.
Hay dos cosas importantes a considerar para asegurarse que se comparta información con éxito:
- Plantillas estandarizadas. Si bien quieras usar diferentes tipos de procesos de documentación, las plantillas estandarizadas son de gran ayuda dentro de cada categoría. Esto puede significar que cualquier información es accesible y podría ser entendida por cualquier persona que quiera aprenderla.
- Bases de datos o una biblioteca centralizada. No tiene mucho sentido disponer de una gran variedad de información, a no ser que sea fácilmente accesible. Crea una biblioteca o una base de datos bien organizada a la que puedan acceder todos tus empleados. Puedes emplear una red interna o un servidor con acceso abierto a los demás.
Cómo implementar el intercambio de información en tus procesos de documentación
Puedes ver que documentar los procesos e intercambiar esa información a través de tu equipo de trabajo es algo positivo. Pero, ¿cómo puedes documentar estos procesos?
1. Selecciona un proceso
Lo primero es seleccionar el proceso que quieres documentar. Estos pueden variar, desde procesos simples a extremadamente complejos. El punto es que cualquier documental funciona como una guía a la que se le puede sumar información e ir mejorando con el tiempo. Los procesos documentados pueden usarse como referencia para otros empleados, en especial para los nuevos empleados.
2. Establece límites cuidadosamente
Existe la posibilidad de que cualquier proceso involucre a distintos equipos y distintas competencias. Esto significa que, al documentar un proceso, es de suma importancia que identifiques los límites implicados en ese proceso.
El alcance de tu proceso deberá cubrir fechas de entrega, el tiempo que idealmente tomaría el proceso, las partes involucradas y las responsabilidades, y cuáles métricas usarás para medir el éxito. Al definir los límites, tu documentación puede enfocarse en los objetivos.
3. Recursos y resultados
Cualquier documentación que crees deberá mostrar la forma de distribuir los recursos necesarios para finalizar el proceso. Estos pueden ser recursos humanos (el personal involucrado), así como cualquier material y tecnología necesaria, tal como herramientas de comunicación internas que ayuden con la colaboración.
De nuevo, esto es algo que puede cambiar en el futuro, pero tu primer documento debe funcionar como un tipo de plantilla. También debe destacar qué resultados esperas del proceso y cuánto tiempo debe tomar.
4. Discute los distintos pasos del proceso
Una vez que hayas identificado el punto de inicio, tu objetivo final ideal y qué elementos pueden verse involucrados para llegar del punto A al punto B, entonces necesitas la opinión sobre los distintos pasos involucrados. Recibe la opinión de aquellos que están verdaderamente involucrados en cualquier proceso, ya que pueden identificar los pasos y los potenciales puntos débiles.
5. Secuencia los pasos
A medida que reúnes información relevante, las cosas empiezan a tomar forma. Ahora es cuestión de identificar en qué secuencia toman lugar los pasos. Asegurar de que tengas la secuencia correcta te asegura evitar cualquier obstáculo.
Por ejemplo, algunas tareas no podrán ser realizadas hasta que otras sean completadas, por lo que tener un flujo correcto en el proceso es crucial. Al contar con un flujo cronológico, no solo le facilitas las cosas a tus equipos sino que también a la automatización de las tareas.
6. ¿Quién hace qué?
Así como definir con claridad qué es necesario hacer, también necesitas definir quién hará las distintas tareas. Si en lugar de un sitio web estuvieras haciendo un flipbook como alternativa a un sitio web, entonces necesitarías definir al responsable, quién estaría responsable del contenido escrito y así. Aquí es donde un organigrama sería de mucha utilidad, ya que muestra quién cumple un rol en el proceso.
7. Visualización
Como parte del proceso de documentación, es de mucha utilidad algún tipo de representación visual. El tipo de herramienta visual que elijas dependerá del tipo de proceso y su complejidad.
Puedes optar por un diagrama de flujo para procesos relativamente sencillos o por un mapa de procesos para cuando sean más complejos. Incluso podrías emplear una pizarra virtual, puesto que ofrecen más opciones de colaboración, permitiendo agregar ideas y cambios.
Adicionalmente, podrías considerar permitirle a los usuarios cargar y compartir archivos PDF, diagramas y otros materiales suplementarios que mejoran la comprensión de los procesos complejos. Haz ajustes a medida que avanzas para adaptarte a diversas necesidades de documentación.
8. Haz ajustes a medida que avanzas
Es bastante probable que tus primeros procesos de documentación no sean perfectos. Todos los documentos deben ser flexibles y modificables a medida que los usuarios los utilizan. Si bien puede que tengas una medida de éxito establecida, el proceso en sí podría ser mejorado. Monitorea constantemente el proceso, escucha la opinión de las personas involucradas y haz los cambios necesarios.
Para facilitar este proceso, es de suma importancia crear un cronograma de planificación maestra que establezca los tiempos y los objetivos de la documentación y el intercambio de información.
9. Finaliza y comparte
Aunque llegará un momento en el proceso de intercambio de información donde tendrás un documento al que el personal podrá acceder y usar, tendrás que recordar que nada está escrito en piedra. Las nuevas tecnologías o nuevas formas de hacer las cosas pueden hacer obsoletos tus procesos actuales. Tu objetivo final es informar al mayor número de personas del personal como sea posible y lograr una mejor eficiencia y productividad.
Desafíos del intercambio de información
Como con cualquier cosa nueva, quizás enfrentes ciertos desafíos a lo largo del camino. Sabes cuáles pueden ser, te podrían ayudar a estar preparado y tomar medidas anticipadas para superarlos.
- Cultura empresarial. A pesar de que una cultura de aprendizaje puede beneficiar a todos los participantes, quizás te enfrentes a algunos obstáculos en tu cultura empresarial actual. Explicar las ventajas así como los roles de cada individuo en el intercambio de información puede ayudar a transformar tu cultura empresarial.
- Actualizaciones complicadas. Cómo mencionados anteriormente, tu documentación necesita ser flexible. Sin embargo, entre más complejo sea el proceso (o una organización), más complicado se hace la actualización de los documentos. Asegúrate que los documentos obsoletos sean desechados de tu sistema y reemplazados con sus versiones más recientes.
- Evita las réplicas. Tus procesos pueden ser específicos para ciertos equipos o quizás pueden aplicarse en distintos departamentos. Cuando un documento puede ser utilizado por varios departamentos, asegúrate que no hayan réplicas o que existan distintas versiones. Es por esto que la centralización y la estandarización son tan importantes.
- Inconsistencias. Si distintos equipos o individuos crean o modifican tus documentos, existe la posibilidad de que se generen inconsistencias. Esta es otra razón por la que la estandarización es vital. Para organizaciones más grandes puede resultar beneficioso controlar la biblioteca de documentos.
- Falta de colaboración. Habrán muchos procesos que querrás documentar y que necesitarán los aportes de distintos equipos y departamentos. Si no se alienta y se fomenta la colaboración, te enfrentarás a problemas inmediatos. Por ejemplo, si estás trabajando en un proceso de seguridad de datos, entonces estará incompleto sin la colaboración interprofesional de todas las partes involucradas.
El intercambio de información es vital para los flujos de trabajo
El intercambio de información tiene muchos beneficios si se implementa de la forma correcta. Pueden ayudarte a simplificar los flujos de trabajo y, en general, mejorar la eficiencia. Al permitirle a tu personal aprender formas nuevas y mejoradas de realizar sus tareas, facilita sus trabajos y los ayuda a desarrollar sus ámbitos profesionales y de aprendizaje.
Qué tan complicado será crear un sistema, dependerá de las dimensiones de tu empresa y qué tan complejos son los procesos que usas. Sin embargo, al planificar cuidadosamente tu estrategia y estar preparado para escuchar a los usuarios involucrados, puedes crear un sistema que beneficia no solo a tu personal sino también a tu empresa.
